טרום מפגש

• משלוח שאלון עמדות קצר בנושא עבודה מול ספקים.

פתיחה – שיח עמדות בנוגע לעבודה מול ספקים (10 דקות)

• נרחיב מעט על החשיבות של העיסוק בנושא ונציג את הנושאים שילמדו במפגש.

• נציג את תוצאות שאלון העמדות ונדבר על מה שעלה ממנו:

  • מה עמדת הלומדים ביחס למידת המעורבות הנדרשת של המנהל?

  • מה היחס בין הספקים החיצוניים והצוות החינוכי?

  • נתעכב על האתגרים שהלומדים העלו בשאלון ונדון בהם לעומק.

הצפת אתגרים (15 דקות)

• נציג את המסמך השיתופי עם האתגרים שעלו משאלון העמדות ונבקש מהמשתתפים לאפיין את האתגרים ולהציע קטגוריות לחלוקה כגון: יחסי אנוש, תשלום ודיווח, היכרות עם נהלים, הערכה ובקרה של איכות השירות ועוד.

• לאחר מכן נמיין את האתגרים ב"גליון נתונים" ונראה אלו נושאים מאתגרים אותם במיוחד.

• בסוף התהליך נחזור למסמך זה ונראה אלו פתרונות ניתן להציע לאתגרים לאור הדברים שלמדנו.

שלבי העבודה מול ספקים – עקרון מנחה לעבודה מול ספקים (45 דקות)

• נציג את העקרון המנחה לעבודה מול ספקים: מדובר בשותפות עם הספקים כדי שכל הצדדים יהיו מרוצים. חשוב לראות בספק שותף, כך שנוכל לקבל את השירות הטוב ביותר ומענה לצרכי בית הספר וליעדים שהוצבו לתהליך.

דגשים מעשיים לשלבים השונים (40 דקות)

• נציג את השלבים השונים ונפרט דגשים מרכזיים ביחס לכל אחד מהם באמצעות ניתוח סיפורי מקרה.

• למידה בקבוצות:

  • הלומדים יבצעו תהליך למידה באמצעות סיפורי מקרה קצרים הנוגעים לשלבים שונים של העבודה מול הספקים.

  • הם יקראו את הסיפורים, יזהו כשלים, יסכמו אותם בדף המשימה ויוסיפו דגשים ותובנות לתיקון הכשלים.

  • נחלק אותם לקבוצות, ניתן להם 20 דקות למשימה ונעבור ביניהם למענה על שאלות.

• לאחר 20 דקות נאסוף את הלומדים למליאה.

• בכל פעם נציג שלב מסוים, נשמע מהלומדים אילו כשלים זיהו ונציג את הדגשים שאספנו.

• נבקש מהלומדים לשתף בחוויות שלהם בניהול ההתקשרות מול ספקים, לתת טיפים נוספים ולספר האם התהליך שהוצג תואם את ניסיונם בשטח.

מדברים על כסף – שלבי התשלום לספקים ודגשים כלליים נוספים (10 דקות)

• נסביר את נהלי העבודה מול הספקים בנוגע לתשלומים ונציג את שלבי התשלום לספקים.

• נבקש מהמשתתפים לשתף מהניסיון שלהם: האם כך מתבצע התהליך אצלם בבית הספר? האם יש להם דגשים נוספים וטיפים?

• נציג דגשים כלליים נוספים ונשלח קישור לצ'קליסט המסמכים.

• הערה חשובה: אם המנהלים מבצעים גם את יחידת הלימוד בנושא נהלי דיווח, נושא בדיקת אסמכתאות יכוסה שם ואין צורך להרחיב עליו כאן.

סיכום - מה לקחתם ומה אתם מקבלים (5 דקות)

• נשאל את המנהלים: אלו דגשים מרכזיים הם לוקחים איתם מהמפגש? מה הדבר החשוב ביותר שלמדו?

• נציג להם את ה-Take Away – מסמך מסכם של טיפים לעבודה מול ספקים.