פתיחה (5 דקות)

• נזכיר ללומדים על מה דיברנו במפגש הקודם ונציג את הנושאים שילמדו היום.

• נסביר שלאורך המפגש נציג מספר כלים שיעזרו להם לנהל טוב יותר את העבודה מול הספקים, ונמליץ ליצור "תיקיית ספק" לכל אחד מהספקים כדי לרכז את המידע ולעבוד בצורה מסודרת.

• נעמוד על הציר של הסדנה מהמאקרו (עקרונות) למיקרו (כלים).

  
  

  מלווה הספק (20 דקות)

  • נסביר שכדאי להגדיר דמות בבית הספר שתהיה אחראית על העבודה מול הספק.

  • נדון בשתי שאלות:

    1. מי מתאים להיות מלווה ספקים?

    2. מה לדעתכם כולל התפקיד של מלווה הספקים?

  • נשמע מהמשתתפים ונציג את התפקידים המרכזיים של מלווה הספק:

    • ניהול העבודה מול הספק – הכרת הנהלים, מענה לצרכים בירוקרטיים, ווידוא העברת חשבוניות.

    • איש קשר מול הספק – ניהול התקשורת, מענה לצרכים וליווי בפועל.

    • הכרת הציפיות מהספק – מעקב ועמידה ביעדים.

    • ביצוע מעקב ומשוב – תצפית, דוחות, ומילוי שאלונים.

  • נציג את "צ'קליסט הספק" ככלי ראשון בתיקיית הספק ונבהיר שהגדרת התפקיד מותאמת לצרכי כל בית ספר ואיש צוות.איך עושים תצפית אפקטיבית על פעילות הספק בבית הספר (20 דקות)

    • נסביר כי אחת המשימות המרכזיות של מלווה הספק היא לבצע תצפית ובקרה על פעילות הספק.

    • נציג את "דו"ח תצפית למלווה הספק", המורכב משאלות מבוססות על משוב שנדרש למלא בסוף השנה.

    • נשאל את הלומדים: איך נוכל לסייע למלווה הספק לבצע תצפית אפקטיבית כך שמילוי הדו"ח ייתן תמונת מצב מלאה על השירות שניתן?

    • נאסוף תשובות, נציג דגשים ונעבור לנושא הבא.

      
      

      מתאמים ציפיות: תיאום ציפיות בין בית הספר לספק (SLA) (40 דקות)

      • נסביר כי הגדרת תפקידים ותיאום ציפיות הם חלק חשוב בעבודה מול ספקים.

      • נציג את המושג SLA (Service Level Agreement) המוכר מעולם העסקים ככלי לתיאום ציפיות עם הספק.

      • פעילות קבוצתית:

        • הלומדים יצפו בסרטון המציג שיחת התנעה בין מנהל בית ספר לספק וימלאו את מסמך ה-SLA (במקרה שאין אפשרות לצפייה, ניתן להדפיס את תסריט השיחה).

        • לאחר 20 דקות נאסוף אותם למליאה ונבקש מהם להציג את המסמך שיצרו.

      • ננהל דיון על היבטים חשובים כגון:

        • מודלינג של פגישת התנעה מול ספק – מה חשוב לשאול ולהבהיר?

        • שיתוף אנשי הצוות – מתן אפשרות למלווה הספק למלא את המסמך בליווי הצוות.

        • מנגנונים בעבודה השוטפת – תצפיות, פגישות עדכון, ואנשי קשר ברמות שונות של הספק.5. עוד כלים למעקב על ביצוע הספק (5 דקות)

          • נציג כלים נוספים כחלק מ"תיק הספק":

            1. שאלון למורים המשתתפים.

            2. שאלון לתלמידים המשתתפים.

          • נדגיש כי הבחירה באיזה כלי להשתמש נתונה בידי המנהלים, כך שיוכלו להתאים את הכלי שנותן להם ערך מירבי לעבודה מסודרת ומעקב איכותי על פעילות הספק.
            

  
  

אוספים פתרונות: שיח סוגר ומתן מענה לאתגרים (20 דקות)

• ננהל שיח פתוח לסיכום הסדנה על טיפים מועילים לקידום העבודה מול הספקים.

• נציג את המסמך השיתופי מהמפגש הראשון, נבקש מהלומדים להציע פתרונות וטיפים להתמודדות עם האתגרים שהעלו במפגש הקודם.